ERP实务：业务流程评述之货款折让流程_上海用友软件(用友财务,用友ERP软件)授权服务机构 _上海用友软件UFIDA,上海用友人事通,上海用友财务通

　　而货款折让又直接跟企业的应收款相联系，对企业的资金回收有直接的影响。所以，企业对于这个流程的管理与控制也是非常关注的。下面笔者就结合一家企业的货款折让处理方式，来谈谈在ERP中如何管理这个流程，并且有哪些注意点与操作技巧。

　　在讲具体的操作之前，我想大家应该先明白数量折扣、现金折扣与货款折让之间的区别与联系，这对于我们更好的理解货款折让的处理流程，具有很大的帮助。

　　简单的来说，货款折让、数量折扣与现金折扣之间的区别，主要在于财务的处理上。对于销售部门来说，没有多大的区别。货款折让是指由于产品质量等原因，对原有货款进行打折;而数量折扣则是根据客户采购数量的多少，当达到一定数量时给与一定的价格折扣;而现金折扣是指给客户制定一定的付款规则，当客户在企业定义的一个时间内付款的话，则可以享受价格的折扣。这三者主要的区别就是在计算增值税与做会计科目的时候有点不同。现金折扣其始具有融资的性质，所以，在计算增值税的时候，不能够直接扣除;现今折扣的金额也要记入到财务费用。而数量折扣与货款折让则直接可以递减应收帐款，也就是说，在计算增值税之间就可以扣除。明白这点区别之后，理解后面业务的处理与控制规则就比较简单了。

　　客户货款折让流程一般是由于产品质量所引起的。当企业提供的产品存在一定的瑕疵时，客户有可能退货，但也有可能这个瑕疵不是很大，客户可以接受。只是会给他们的正常生产带来一定程度的影响。在实际工作中，客户由于急需生产等原因，也不会退回给企业，所以，他们就自己进行一些简单的反工，如挑选等等。但是这个所花费的人力支出与损失则要从企业的货款中扣除。此时，就触发了货款折让作业流程。

　　当客户提出货款折让需求时，销售部门需要根据实际情况，确认是否同意客户的请求，并且会跟客户协商具体折让的金额，当销售部门业务人员同意客户的货款折让请求之后，就需要在系统里输入折让申请单，向财务部门审批。

在做折让申请单的时候，需要注意以下几个方面：

　　1、在新建折让单的时候，我们实施顾问是建议企业需要跟具体的订单进行关联。也就是说，在建立折让单的时候，需要在销售订单处选择具体折让的订单与产品，这对于后续的追踪处理非常有帮助。而且，若订单对应的出货信息还没有结帐的话，则在产生应收帐款中则直接可以把折让金额从应收帐款中扣除，从而减少了后续工作的环节。不过在实际工作中，会有一些特殊的情况，导致无法跟具体的销售订单进行关联。如一笔折让金额对应很多销售订单，而且，又不能区分每张销售订单的金额，此时，无法跟销售订单建立关联。此时，在财务作业中，只有根据客户来调整应收帐款，而不能对应到具体的销售订单。

　　2、在实际工作中，在处理折让作业时，还会遇到一种情况。如销售订单A中的甲产品由于质量问题，企业同意进行货款折让。但是，销售订单A已经结帐，客户也已经付款。此时，若要调整原有的销售订单相关的单据会比较麻烦，特别是要进行相关的处理，更是工作量巨大。在实际工作中，遇到这种情况的话，往往就不再销售订单A上花时间了，而是在客户后续的销售订单，如销售订单B中的货款中，进行调整。虽然这种情况，在管理上是不允许的，但是，由于其操作的方便，反而很多企业在使用这个处理方法。为此，我们在ERP系统中也进行了类似的处理。在折让单建立的时候，若我们不是调整原有的销售订单的话，则可以在折让单中选择，具体需要在那张销售订单或者出货单中进行扣减。在折让单中指定，而不是在财务处理的时候指定，有一个好处，就是这些受影响的的单据之间可以进行相互的关联，并且自定处理作业。在财务管理系统中也可以进行类似的处理。如在产生应收帐款的时候，财务人员选择货款折让单。不过有一个缺点，就是这里要手工进行选择，而不能够自动匹配。

　　笔者建议：

　　对于已经有增值税的货款折让流程会很麻烦，因为我们上面说过，货款折让会直接影响增值税的金额。如企业有一笔货物，不含税价格为100万，税金为17万，已经开了增值税。后来由于质量由于，发生货款折让事件，折让后的货物金额为80万，则企业只需要按照80万的金额计算增值税即可。若按照规定，企业还必须开红字调整这个增值税额。说起来简单，但是处理起来非常的麻烦，而且增值税还关系到认证等问题。为此，我们也没有必要强求客户一定要按标准流程来走，可以走一些变通的路子，如对于连续交易的客户，可以不调整这张订单的货款，而对以后的交易金额进行相应的调整。这是一种可行的变通方法，而且，在实际工作中，也在采用。

　　第三步：折让凭证的生成与维护。

　　如果出货单没有结帐，即没有产生应收帐款的时候，则我们可以在进行应收帐款作业的时候，让系统直接把货款折让金额从应收帐款中扣除。如此的话，就可以免除后续很多麻烦，减少工作量，提高工作效率。

　　但是，在实际工作中，往往不能够做到这一点。在货款作业发生的时候，企业在ERP系统中往往已经产生了应收帐款，即货款折让需求所对应的出货单已经结帐。遇到这种情况下，若去删除原有的应收帐款，然后重新进行结帐，这虽然是行得通的，但是，工作量太大，一般情况下，不会如此处理。

　　遇到上面这种情况，最常见的也是比较方便的处理方法，就是对货款折让申请生成独立的货款折让凭证。若如此操作的话，则要注意三个地方。

　　一是对于增值税的调整。若企业对于这笔业务还没有开的话，则在管理子系统中开增值税的时候，系统会自动去系统中寻找是否有这个客户未处理货款折让凭证。如果有的话，则系统会提示用户，是否需要此时调整金额。若用户选择是的话，则在计算金额的时候，会从应收帐款中自动扣除这个货款折让金额。让已经开了了，则我们是建议用户采用上面提及的变通方法来处理。

　　二是在生成应收帐款余额表时，是根据货款折让凭证来调整的。也就是说，某个客户现在有100万的应收帐款，而由于产品质量的原因，发生了20万的货款折让，但是，在系统中只有货款折让申请书，而没有折让凭证。则在生成的应收帐款余额表中仍然是100万，而不是80万。也就是说，只有财务批准了这个货款折让需求，并生成了相关的凭证，才会在应收帐款余额表中显示出来。

　　三是在处理收款作业时，系统也会自动寻找客户所对应的货款折让。如现在客户付款80万，而其到期应收帐款余额有100万，货款折让20万。在根据应收帐款生成收款单时，生成的应收款项仍然是100万，收款栏内也是100万。此时，财务人员就需要进行相关的调整。把收款金额从100万改为80万;然后，再选择对应的货款折让凭证。这是从应收帐款生成收款单的处理流程。但是，如果走“从生成收款单”的话，就会简单一点。因为在管理中，我们已经把应收帐款跟货款折让凭证关联起来。所以，在此时，声称收款单的话，就不需要用户再手工制定货款折让凭证了。

　　第四步：折让凭证的打印与归档。

　　一般来说，折让凭证仍然需要打印并且归档。一方面，作为销售部门，他们需要用来跟客户进行对帐，所以，货款折让凭证给销售部门一张。另外，现在的企业管理财务制度，仍然要求企业必须要有书面的单据与凭证。所以，还需要把货款折让凭证在财务进行归档，以方便做帐。